Para asociarse a la Red, la entidad ha de firmar un Convenio general de colaboración con la Universidad de Cádiz (España), en el caso de que no lo tuviera y un Convenio específico de adhesión a la Red. Ambos firmados por el Rector de la Universidad o la máxima autoridad académica o institucional.

Cada Universidad o institución habrá de designar a un coordinador o responsable interno de la Red, que será la persona de contacto entre el Coordinador General de la Red y cada una de las instituciones parte de la misma.